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Versione delle 15:02, 17 mag 2011
Indice |
Descrizione (cosa, come, dove e quando)
COSA
Questa azione include tutte le attività intraprese dei beneficiari per la gestione del progetto (aspetti amministrativi, tecnici e finanziari) e per adempiere agli obblighi di rendicontazione. L’obiettivo è avere il pieno controllo delle attività del progetto in modo da intervenire prontamente e dare alla CE la certezza di una sana gestione delle questioni contrattuali e dare chiare indicazioni allo staff del progetto riguardo alle regole di gestione. La gestione tecnica del progetto è assegnata ad ACQING, l’impresa ingegneristica di ACQSPA e partner del progetto WIZ. Il beneficiario coordinatore mantiene il controllo totale e continuo del progetto dato che ACQING è sotto il diretto controllo e proprietà di ACQSPA. La struttura di gestione del progetto (la Project Management Structure) è presentata nel seguente Grafico di Gestione (Management Chart).
FIG
Il Capo Progetto (Project Manager) invia i resoconti al Comitato Direttivo (Steering Committee) che supervisiona, controlla e esprime il proprio parere su tutti gli aspetti della gestione di progetto e monitora il raggiungimento degli obiettivi. Il Comitato Direttivo è coinvolto nelle raccomandazioni riguardanti l’aderenza al piano, la distribuzione delle risorse tra i beneficiari e la responsabilità tra i partner per la corretta esecuzione dei compiti assegnati.
Il Comitato Direttivo si riunisce con regolarità (anche tramite web-meeting).
Il Capo Progetto, nominato dal Beneficiario, coordinerà tutte le attività del progetto. L’esperienza del Capo Progetto designato è documentata dalla sua precedente esperienza al progetto Life III ASAP LIFE06/ENV/IT/000255. Il Capo Progetto sarà impiegato a tempo pieno.
Ogni azione progettuale è a carico di un diverso partner che ha nominato un Leader d'attività (Activity Leader) che sarà in staff al Capo Progetto.
Il Responsabile finanziario (Financial Manager) di WIZ, che è responsabile della sana gestione finanziaria del progetto WIZ, dirigerà i gruppi dei responsabili finanziari di ciascun partner. Manterrà inoltre contatti diretti con il Capo Progetto e il Comitato direttivo.
Il progetto WIZ prevede anche la costituzione di 3 comitati consultivi e di monitoraggio (che complessivamente costituiscono il team di monitoraggio del progetto) composti dai diversi Direttori d’Attività:
- Il Comitato Scienza e Tecnologia (Science & Tech Commitee), che è responsabile per assicurare consistenza tecnica e scientifica alle azioni progettuali e di monitorarne i contributi in materia
- Il Comitato Ambiente (Environment Commitee), la cui responsabilità è mantenere il progetto focalizzato sulle principali questioni ambientali e monitorare i conseguimenti ambientali
- Il Comitato Politica e Comunicazione (Policy and Communication Commitee), che sovrintende alle attività di istituzionalizzazione e al dialogo con gli stakeholder principali e monitora i risultati conseguiti.
Questa azione appartiene al Gruppo di Azioni di gestione e monitoraggio (Management and Monitoring Set of Actions - MNGA).
L’azione assicurerà che il progetto raggiunga i suoi obiettivi con il budget assegnato e nei tempi previsti, che i risultati ambientali siano della qualità e quantità attese, che gli obblighi amministrativi e finanziari siano debitamente compiuti, che le risorse umane ricevano tutte le informazioni per l’esecuzione dei loro compiti nel progetto.
COME
Questa azione è organizzata in diverse attività, a partire dalla predisposizione dei resoconti alla CE per gestire le questioni contrattuali, tra cui raccogliere, organizzare, redigere e presentare alla Commissione tutti i deliverable previsti dal contratto. Gli incontri del Comitato Direttivo (un limitato numero di incontri in presenza e regolari incontri sul web) saranno momenti cruciali di coordinamento, a cui si aggiunge la costante collaborazione attraverso il portale di collaborazione del progetto.
Sono programmati quattro incontri del Consiglio Direttivo. Le date degli incontri sono 29/10/2010; 31/10/2011; 30/10/2012; 26/06/2013. Da gennaio 2011 a marzo 2013 la pianificazione del progetto includerà regolarmente conferenze trimestrali via web del Consiglio Direttivo.
I partner di WIZ si impegnano a fare tutto il possibile per diminuire l’impronta di carbonio del progetto e le riunioni del Consiglio Direttivo sono stati raggruppate in ogni possibile occasione per evitare viaggi multipli (per esempio, il SC1 coinciderà sia con la Conferenza di Lancio sia con il primo Workshop (F2F, Face-to-face, cioè in presenza) di Team building (Costruzione della Squadra) e Condivisione dell'ambito: Comprensione comune dei requisiti complessivi e dei criteri di valutazione – Team Building, Scope sharing: Common under standing of overall requirements and evaluation criteria).
SC3 coinciderà con la Conferenza WIZ per i Cittadini che si terrà a Coruña (ES) e SC4 coinciderà con la Conferenza Finale che si terrà a Pisa (IT). Quando ha luogo più di un evento è stato programmato un numero appropriato di giorni.
I Leader d'attività si incontreranno durante il SC ma saranno coinvolti molto più intensamente nelle conferenze web o in brevi incontri informali (bisogna ricordare che 3 dei 4 partner sono localizzati nella stessa regione e due hanno gli uffici nello stesso edificio). Le attività del Capo Progetto comprendono anche la preparazione del Resoconto di Avviamento (Inception Report) che esprime una valutazione in merito al fatto che gli obiettivi del progetto e il piano di lavoro siano ancora validi, per dare la possibilità alla Commissione di avviare una procedura di conclusione anticipata del progetto se gli obiettivi del progetto non fossero raggiungibili o il piano di lavoro non fosse fattibile. I Comitati consultivi e di monitoraggio attuano il piano di monitoraggio (in tutte le sue sfaccettature: contrattuale e manageriale, ambientale, scientifica e tecnologica, di politica e comunicazione) e i suoi resoconti.
DOVE
L’azione 01 avrà luogo nell’area di implementazione del progetto, ovvero Pisa, Firenze (IT), e a A Coruña (ES).
QUANDO
01/09/2010 – 30/08/2013 (29/11/2013)
Metodi impiegati
- Project Management
- Agile Method
- Web Collaboration
Vincoli e assunti
Vincoli:
- Contratto con la CE e regole che lo governano;
- Regolamenti e leggi che governano l'ambito del progetto.
Assunti:
- Nessun cambiamento organizzativo dirompente sopraggiungerà nelle organizzazioni dei partner per tutta la durata del progetto;
- I mandati istituzionali dei partner non subiranno sostanziali cambiamenti per tutta la durata del progetto;
- Il ricambio delle persone chiave è basso.
Beneficiario responsabile per l’implementazione
Il beneficiario responsabile per l’intera implementazione dell’azione 01 è ACQSPA.
Gli altri partner parteciperanno all’azione.
Risultati attesi
- Sana gestione progettuale e trasparenza rendicontativa;
- Controllo sulla qualità degli esiti consegnati alla Commissione e agli stakeholder;
- Coerenza di azione e visione;
- Capacità di assumere le decisioni e di risoluzione dei conflitti
La sana gestione del progetto e la trasparenza rendicontativa sarà assicurata attraverso linee guida di Gestione organizzate seguendo il PMBOK del Project Management Institute. Le attività del Project Management utilizzeranno l'area privata di un sito dedicato (o comunque un’area ad accesso ristretto del sito di progetto) usando un approccio integrato che permette di sommare i vantaggi del metodo Agile e le più classiche tecniche di project management. Nello stesso sito si svolgeranno le attività del processo di controllo di qualità e le consultazioni.
I risultati previsti si concretizzano nella disponibilità di Linee Guida per il Management (Management Guidelines) e in un ambiente di gestione collaborativa del progetto (Project Management Collaboration Environment basato su web.
Indicatori di progresso
| Indicatore | Dimensione | Frequenza/Tempo | Soglia(e) | Chi misura | Mezzi di verifica |
|---|---|---|---|---|---|
| Ottemperanza formale al contratto | legale | Al momento della consegna dei report (progress, interim e finale) | Nessuna non conformità | ACQSPA | Documentale |
| Ottemperanza sostanziale al contratto | Value for money | Al momento della consegna dei report (progress, interim e finale) | Tutti i deliverable sono stati consegnati e il 90% dei risultati dovuti sono disponibili | ACQSPA | Documentale |
| Focalizzazione sugli obiettivi del progetto | Value for money | Alla fine del progetto | Tutti gli obiettivi sono stati raggiunti | ACQSPA | Documentale |
